L’extraction des données de factures est une tâche incontournable pour la gestion comptable et administrative. Mais faut-il encore la faire à la main en copiant/collant les montants et lignes article depuis un PDF ? Ou vaut-il mieux automatiser ce processus ? Voici un comparatif clair entre l’approche manuelle et l’extraction automatisée.

Extraction manuelle : chronophage et source d’erreurs

Beaucoup d’entreprises utilisent encore des méthodes artisanales :

• Ouverture manuelle de chaque facture PDF
• Copie des montants, taux de TVA, et lignes article dans un tableur ou logiciel comptable
• Vérifications répétitives et fastidieuses

Ce processus prend du temps, mobilise des ressources humaines qualifiées, et augmente le risque d’erreurs (mauvaises valeurs copiées, oublis, confusion entre colonnes…).

Extraction automatisée : rapidité, fiabilité, gain de temps

Grâce à des solutions comme APIFact, il est possible d’automatiser l’extraction des données de factures PDF :

• Analyse automatique du fichier
• Extraction structurée des informations : prix d’achat, montant total, lignes article, TVA, etc.
• Intégration directe dans votre système comptable ou ERP via API

Résultat : plus besoin d’intervention humaine à chaque étape. Les données sont extraites en quelques secondes, sans erreur et prêtes à être exploitées.

Le verdict

Si votre entreprise traite plus de quelques factures par semaine, l’extraction manuelle devient vite un goulet d’étranglement. L’automatisation permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de fiabiliser vos process et d’alléger la charge administrative.

Découvrez comment automatiser l’extraction des données de vos factures sur notre blog.

Imagine récupérer 5 heures de travail chaque semaine simplement en automatisant l'extraction de données de factures PDF. C’est exactement ce qu’a vécu une PME spécialisée dans la distribution de matériel médical en adoptant notre solution APIFact.

Le problème

Cette entreprise recevait chaque mois plus de 300 factures fournisseurs au format PDF. Le traitement de ces documents reposait entièrement sur une saisie manuelle :

• Ouverture et lecture de chaque PDF
• Saisie des montants HT, TVA et TTC dans un tableur
• Copie des lignes articles et des quantités
• Transmission des données au cabinet comptable

Résultat : une employée y passait près de 6 heures chaque semaine, avec un risque élevé d'erreurs et un impact sur les délais de clôture comptable.

La solution : intégration d’APIFact

Nous avons mis en place APIFact, notre API d’extraction de données de factures PDF, directement connectée à leur système de gestion. En moins d’une journée, le flux était automatisé :

• Traitement automatique des factures : Chaque PDF reçu est envoyé à APIFact dès son arrivée dans la boîte mail dédiée.
• Extraction des données clés : Montants, taux de TVA, dates, numéros de facture et lignes articles sont extraits avec précision.
• Intégration directe : Les données sont insérées automatiquement dans leur outil de gestion interne et partagées avec le cabinet comptable.

Les résultats

Dès la première semaine, les bénéfices étaient clairs :

• 5 heures économisées par semaine sur la saisie manuelle
• Réduction du risque d’erreurs de saisie
• Transmission comptable accélérée de plusieurs jours
• Sérénité retrouvée pour l’équipe administrative

Et tout cela sans changement d’outil ou formation complexe.

Pourquoi ça fonctionne

Contrairement à d’autres solutions rigides ou coûteuses, APIFact s’intègre facilement à tout type de système. Son objectif : automatiser uniquement ce qui est répétitif et chronophage, en laissant l’humain se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée.

Et vous, combien de temps pourriez-vous économiser ?

Si vous traitez encore manuellement vos factures PDF, il est temps d’essayer APIFact. En quelques clics, vous pourriez libérer des heures de productivité chaque semaine.

Envie de tester APIFact sur vos propres factures ? Contactez-nous, on vous montre comment.

Traiter des factures manuellement, c’est lent, risqué, et coûteux. Mais grâce à APIFact, cette corvée devient un processus rapide, précis et entièrement automatisé. Notre API intelligente permet d’extraire les données de vos factures PDF, peu importe leur format ou leur langue.

Le Problème

Les entreprises traitant encore leurs factures à la main se heurtent à de nombreux obstacles :

• Risque élevé d’erreurs humaines
• Temps perdu à saisir les données manuellement
• Retards dans les paiements ou la comptabilité
• Manque d’intégration avec les outils métiers

Tout cela freine la croissance, gaspille des ressources et augmente les risques de non-conformité.

La Solution : L’IA d’APIFact

APIFact utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’intelligence artificielle pour extraire automatiquement toutes les informations clés d’une facture :

• Haute précision : Plus de 90% de précision sur les champs critiques
• Rapidité impressionnante : Moins de 1,3 seconde par page PDF
• Support multilingue : Documents de plus de 50 pays pris en charge
• Données complètes : Montants, dates, identifiants fiscaux, coordonnées, etc.
• Facilité d’intégration : Une API simple à connecter à n’importe quel stack technique
• Conformité et sécurité : Réduction du risque de fraude et respect des normes comptables

Les Résultats

Les entreprises qui automatisent leur traitement de factures avec APIFact constatent :

• Un gain de temps considérable – des heures économisées chaque semaine
• Une diminution drastique des erreurs
• Des flux de trésorerie améliorés
• Une équipe plus concentrée sur des tâches à forte valeur ajoutée

Pourquoi l’Automatisation est Essentielle

Selon une étude récente de PYMNTS Intelligence, 91% des entreprises de taille moyenne ayant automatisé leur système de comptes recevrables constatent une amélioration de leur trésorerie et de leur croissance. Il est temps d’appliquer cette logique aux comptes fournisseurs.

Vous êtes Prêt à Passer à l’Automatisation ?

APIFact rend la transformation simple et rapide. Que vous soyez une PME ou un grand groupe, notre solution s’adapte à votre volume et à vos besoins.

Envie d’un traitement des factures sans douleur ? Parlons-en. Nous pouvons vous aider à intégrer notre API ou vous montrer comment faire.

Dans un marché ultra-compétitif, chaque centime compte. Pourtant, de nombreuses entreprises définissent encore leurs prix de vente à partir de données obsolètes ou incomplètes. Grâce à l'extraction automatique des prix d’achat depuis les factures, il est désormais possible de fixer des prix plus justes—et surtout, de préserver sa marge.

Le Problème

De nombreuses équipes achat et finance font face à plusieurs difficultés :

• Les prix d’achat varient d’un fournisseur à l’autre
• Les hausses de coût ne sont pas toujours signalées
• Les factures sont souvent analysées manuellement, avec des erreurs ou du retard
• Les équipes commerciales travaillent avec des données dépassées

Résultat : des prix de vente mal ajustés, une marge grignotée, et un manque de réactivité face aux fluctuations du marché.

La Solution : Extraction Automatique + Scripts

Nous avons mis en place un système simple mais puissant, combinant des outils d’OCR (reconnaissance automatique des factures) avec des scripts personnalisés dans Airtable. Voici comment ça fonctionne :

• Extraction des prix d’achat : Dès qu’une facture est reçue, les prix unitaires et quantités sont extraits automatiquement.
• Comparaison dynamique : Le script compare le prix extrait avec le dernier prix enregistré pour identifier les écarts.
• Alertes sur les marges : Si un changement de prix risque d’impacter la marge cible, une alerte est envoyée.
• Mise à jour automatique : Les bases de données sont à jour en temps réel, prêtes à être utilisées par les commerciaux pour fixer les bons prix.

Les Résultats

Avec ce système, nos clients constatent :

• Une meilleure réactivité tarifaire
• Une marge commerciale préservée
• Moins d’erreurs humaines sur les données de prix
• Un gain de temps administratif considérable

En bref, ils peuvent adapter leur stratégie de prix au jour le jour, avec un maximum de fiabilité.

Pourquoi Ça Change Tout

Quand les prix d’achat évoluent, votre rentabilité est en jeu. Grâce à l'automatisation et aux scripts, vous reprenez le contrôle sur vos marges, sans effort manuel. Vous passez d’un pilotage à l’aveugle à une gestion éclairée et proactive.

Envie de faire pareil ?

Que vous soyez distributeur, e-commerçant ou industriel, ce type d'automatisation peut transformer votre rentabilité. Vous n’avez pas besoin d’un ERP complexe : quelques scripts bien pensés suffisent.

Besoin d’aide pour le mettre en place ? Écrivons votre prochain avantage concurrentiel ensemble.